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Os Indicadores na Gestão

Administrador Quinta, 31 de Maio de 2007
"O que não se pode medir, não se pode gerenciar"

A importância dos indicadores
Os indices permeiam nosso cotidiano desde manhã quando abrimos o jornal até à noite quando assistimos ao último telejornal. Nossas vidas são reguladas por eles e, consequentemente, todos os reajustes em nossas despesas, como nos serviços públicos, prestações, contratos, etc.
Igualmente, as previsões baseadas em pesquisas, séries históricas, tendências, projeções... mostram um horizonte que permitem o planejamento evitando transtornos com relação ao futuro; assim é, na agricultura, economia, comércio, indústria e até mesmo na política com as pesquisas de intenção. Vivemos numa sociedade competitiva baseada em números que indicam o posicionamento ante uma concorrência generalizada por melhores condições de vida.
A sociedade é fortemente parametrizada e regulada, portanto os indicadores são naturais para nós e buscamos cada vez mais balizarmo-nos neles, evitando assim, estarmos à margem da zona de conforto, de segurança e de progresso, pois os riscos com que nos deparamos na condução de nossas vidas devem ser minimizados, enfim as garantias e o sucesso que buscamos obrigam-se ao monitoramento de medidores que indiquem-nos tranquilidade, senão basta visitarmos uma cabina de pilotagem de um avião de grande porte para termos a noção da importância deles.
Importância dos indicadores
Não faltam indicadores nas gestão empresarial: as áreas de RH, Finanças, Vendas, contribuem com um elenco de parâmetros que posicionam a organização frente ao cenário local, regional ou nacional.
E, isso é muito bom, mas não o suficiente!
A análise balizada em parâmetros genéricos espelha um posicionamento inerte frente ao segmento da indústria de atuação, ao ambiente de inserção, à sazonalidade da economia, mostrando uma filosofia de manutenção do status quo.
Numa analogia simplista, equivale a compararmo-nos ao vizinho no que é possível avaliar com um muro a encobrir a real medida das respectivas competências, capacidades, potenciais, infra-estrutura, evolução, oportunidades disponíveis... Há que se buscar o que somos capazes de conseguir! Estar quites com os investidores (stakeholders) e com uma participação cômoda no mercado num cenário de turbulência é uma estratégia apenas de sobrevivência.
Indicadores que não espelhem esforços e metas buscadas nos programas internos de melhorias dizem muito pouco à organização, senão o fato de estarmos navegando juntamente com outros, que estão ao sabor dos ventos e das marés.

Classes de indicadores

Podemos aferir a eficiência, a eficácia e a efetividade da atuação organizacional em três grandes grupos de indicadores:
1. Resultados: indicam o grau de sucesso no que foi realizado e que não dependem exclusivamente das competência da empresa, vistos serem influenciados por fatores externos, a saber: indicadores financeiros (lucro do período, retorno sobre investimento..), os de Vendas (pedidos efetivados, faturamento líquido, ...), os de RH (rotatividade, absenteísmo), etc.
2. Desempenho: espelham o andamentos de processos. Grupo de indicadores que medem empenho da organização em suas várias atividades, como Vendas (pedidos tirados/dia, visitas à clientes/mês, itens por pedido..), Finanças (duplicatas emitidas, receita líquida, pagamentos efetuados no período..), em RH (treinamentos ministrados/área, contratações/mês).
3. Tendência: apontam para a possibilidade e temporalidade que as metas podem ser atingidas.
Indicadores de mercado, econômicos ou sociais, que sinalizam movimentos na atividade social em relação à demanda, poder de compra, satisfação da clientela; ou por exemplo, pela implementação de um programa de treinamento ou de melhoria contínua onde constata-se uma evolução no desempenho produtivo.
4. Capacidade: Mostram limites referenciais. Um exemplo seria a capacidade produtiva, de atendimento, de distribuição, etc.

Natureza dos Indicadores

A construção e aplicação de indicadores resulta da necessidade de planejar e controlar ações e resultados ensejados; sua utilização é orientada pelas visões e percepções do gestor, pois não se mede o que não quer se gerenciar. Imagine um motorista que não se preocupa com a velocidade! Velocímetro para ele é algo desnecessário. Imagine ainda, um gestor que não planeja! Controlar seria tarefa descabida e medir seria futilidade.
A formulação e implementação de programas de ações que visem melhorias no desempenho da organização ou de uma área interna ou ainda, a gestão de processos ou programas (projetos) requerem acompanhamento nas atividades-chaves que permitam avaliar os esforços e a evolução conforme o esperado (planejado), para tanto, faz-se necessário um painel com vários medidores como na cabina do piloto, para se ter uma condução segura e o "vôo" sob controle.
Segundo a forma de obtenção e destinação, os indicadores sofrem as classificações:
1. Determinísticos: resultantes de relações de causa e efeito.
Obedecem uma lei física, isto é, podemos afirmar que se uma causa está presente o resultado será inevitável.
Probabilísticos: o resultado não é factível. Um exemplo: O tabagismo pode provocar câncer, mas nem todo fumante contrairá a doença.
2. Simples: indicador que medem o resultado de uma atividade. Exemplo: peças fabricadas por hora.
Compostos: também chamados "índices". São resultantes de um conjunto de atividades afins num panorama complexo. Um exemplo é o Índice de Desenvolvimento Humano (IDH) resultante de quatro indicadores sociais.
3. Específicos: Mede um efeito singular.
Globais: Medem resultantes de várias atividades num setor, departamento ou na empresa.
O presente artigo não pretende tipificar um elenco de indicadores nem esgotar sua aplicabilidade e sim, tecer considerações sobre a necessidade e importância dos mesmo na gestão.

Conclusão

Gestão sem um guia estruturado de indicadores é como dirigir um carro guindo-se somente pelos retrovisores, vê-se tudo o que passou e só o que passou.
A metodologia do BSC (Marcador balanceado) de Norton e Kaplan apregoa que para cada uma das metas buscadas no atingimento de um objetivo, deve-se definir um indicador para avaliar o resultado da iniciativa.


Wagner Herrera é consultor com formação em Ciência da Computação e Engenharia de Produção pela Universidade Mackenzie e graduando em Administração Estratégica (lato sensu) na Faculdade Camões (CEDAEM) - Curitiba - PR; e cursos na área de Planejamento Organizacional. - wagherrera@yahoo.com.br

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CUSTEIO ABC

Administrador Domingo, 6 de Maio de 2007
O sistema de custeio ABC permite melhor visualização dos custos através da análise das atividades executadas dentro da empresa e suas respectivas relações com os objetos de custos. Nele, os custos tornam-se visíveis e passam a ser alvos de programas para sua redução e de aperfeiçoamento de processos, auxiliando, assim, as organizações a tornarem-se mais lucrativas e eficientes. Com seu poder de assinalar as causas que levam ao surgimento dos custos, o ABC permite aos gerentes uma atuação mais seletiva e eficaz sobre o comportamento dos custos da organização.

O ABC determina que atividades consomem os recursos da empresa, agregando-as em centros de custos por atividades. Em seguida, e para cada um desses centros de atividades, atribui custos aos produtos baseado em seu consumo de recursos. Com isso, é possível se determinar quais são os produtos subcusteados e quais são os supercusteados, possibilitando uma melhoria nas decisões gerenciais. O ABC permite ainda que se tome ações para o melhoramento contínuo das tarefas de redução dos custos, como a melhora dos serviços, avaliação das iniciativas de qualidade, corte de desperdícios, aprimoramento dos processos de negócio da empresa, entre outros.

No sistema de custeio ABC a atribuição dos custos indiretos são feitos em dois estágios. No primeiro estágio, denominado de "custeio das atividades", os custos são direcionados as atividades. No segundo estágio, denominado de "custeio dos objetos", os custos das atividades são atribuídos aos produtos, serviços e clientes.

Assim como os demais sistemas de custeio, ele também tem suas restrições, e entre elas a de não ser aceito pelo fisco.

Pelas suas próprias características, o ABC tem como fortes candidatas a sua implantação as organizações que utilizam grande quantidade de custos indiretos no seu processo produtivo e que tenham significativa diversificação em produtos, processos de produção e clientes.

Embora suficientemente simples, o sistema de custeio ABC, tem contribuído para melhorar sensivelmente a tradicional metodologia de análise de custos. Seu objetivo é rastrear as atividades mais relevantes, para que se identifiquem as mais diversas rotas de consumo do recursos da empresa. Por meio dessa análise de atividades, busca-se planejar e realizar o uso eficiente e eficaz dos recursos da empresa. A atribuição de custos as atividades é feita de uma forma criteriosa de acordo as seguintes prioridades:

1) alocação direta: isto se faz quando há uma identificação clara, direta e objetiva de certos itens de custos com certas atividades;

2) rastreamento: é uma alocação com base na identificação da relação , causa, efeito, entre a ocorrência da atividade e a geração de custos. Essa relação é expressa através de direcionadores de custos de primeiro estágio, também conhecidos como direcionadores de custos e recursos;

3) rateio: o rateio é realizado quando não há a possibilidade de utilizar nem a alocação direta, nem o rastreamento.

A medida que as empresas utilizam tecnologia de produção mais avançadas os custos indiretos de fabricação aumentam e o valor da mão-de-obra direta diminui. Assim a distribuição dos custos indiretos proporcionalmente a mão-de-obra direta conduz a um custeio incorreto dos produtos. Nesse intenso movimento de mudanças o processo de gestão empresarial passa por novos desafios e os gestores, necessariamente, passam a trabalhar com novos modelos de decisão e esses novos modelos de decisão demandam novas informações. Não podemos esquecer que a informação é a matéria-prima do processo de tomada de decisões.

Para melhor entendimento apresentamos as vantagens e desvantagens da aplicação do método de custeio ABC.

Como vantagens podemos ressaltar:

. informações gerenciais relativamente mais fidedignas por meio da redução do rateio;

. adequa-se mais facilmente as empresas de serviços, pela dificuldade de definição do que seja custos, gastos e despesas nessas entidades;

. menor necessidade de rateios arbitrários;

. atende aos Princípios Fundamentais de Contabilidade;

. obriga a implantação, permanência e revisão de controles internos;

. proporciona melhor visualização dos fluxos dos processos;

. identifica, de forma mais transparente, onde os itens em estudo estão consumindo mais recursos;

. identifica o custo de cada atividade em relação aos custos totais da entidade;

. pode ser empregado em diversos tipos de empresas;

. pode, ou não, ser um sistema paralelo ao sistema de contabilidade;

. pode fornecer subsídios para gestão econômica, custo de oportunidade e custo de reposição;

. possibilita a eliminação ou redução das atividades que não agregam valor ao produto.

Por outro lado, pode-se enumerar como desvantagens:

. gastos elevados para implantação;

. alto nível de controles internos a serem implantados e avaliados;

. necessidade de revisão constante;

. leva em consideração muitos dados;

. informações de difícil extração;

. dificuldade de envolvimento e comprometimento dos empregados da empresa;

. necessidade de reorganização da empresa antes de sua implantação;

. dificuldade na integração das informações entre departamentos;

. falta de pessoal competente, qualificado e experiente para implantação e acompanhamento;

. necessidade de formulação de procedimentos padrões;

. não é aceito pelo fisco;

. maior preocupação em gerar informações estratégicas do que em usa-las.

O sistema de custeio ABC apresenta diversas vantagens que devem ser cuidadosamente analisadas pelas empresas, com o sentido de serem tirados proveitos de suas informações, colocando a entidade em uma posição privilegiada. Contudo a necessidade imposta pelo mercado, os custos de implantação e acompanhamento, o recurso humano necessário, os produtos envolvidos, as necessidades dos gestores, etc, devem ser analisados para que se dimensionem as vantagens e desvantagens para cada instituição.

Não se pretendeu ser finalista nos estudos sobre vantagens e desvantagens do ABC, visto que em cada entidade poder-se-ão numerar outros pontos. O que deve ocorrer é manter-se sempre pronto para as mudanças mercadológicas e estar sempre preparados para reorganizar o sistema de custeio ABC de maneira harmônica com cada momento da economia.

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