Fernando Gomiero
Sexta, 18 de Janeiro de 2008
O 5S, como é conhecido, é uma ferramenta de qualidade oriunda do Japão, que foi idealizada por cinco japoneses, a partir da criação de técnicas eficientes e eficazes voltadas à redução de custos, otimização dos recursos materiais, tecnológicos e humanos, bem como ao combate de desperdícios. É um instrumento cuja implementação é feita em cinco fases, cada uma delas representada por um senso. São eles:
1. Senso de utilização e descarte (seiro): É o mecanismo cuja aplicação resulta numa verdadeira peneirada no sistema operacional da empresa, separando o atual do obsoleto, o útil do inútil e descartando os itens que só atrapalham o rendimento dos colaboradores, além de priorizar procedimentos, materiais e equipamentos usuais, ou seja, os de utilidade imediata e na dose certa. Assim elimina-se desperdício de materiais, espaços ocupados por estoques desnecessários e o emprego da energia adicional, além de livrar os processos do excesso de burocracia e da morosidade que ela acarreta. É o que irá contribuir enormemente com a organização de um arranjo físico (layout) de qualidade, destinado a facilitar o tráfego de processos e de pessoas dentro da empresa e o próprio controle da produção.
2. Senso de ordenação e arrumação (seiton): É o senso da organização. Cada coisa em seu devido, único e exclusivo lugar, sempre à vista, em condições de uso e disponível o mais próximo possível do local onde sua utilização é mais freqüente, para onde deverá retornar tão logo esteja disponibilizada, e nunca sem condições de uso. Isso resultará em menor desgaste físico e emocional dos colaboradores, já que eles encontrarão o que necessitam sem dificuldade, deslocando-se o mínimo necessário pelos espaços já reduzidos, sem a necessidade de saírem à procura deste ou daquele objeto, ou mesmo enfrentar as trapalhadas típicas de ambientes desprovidos de uma organização apropriada.
3. Senso de limpeza (seiso): É o que enfatiza a importância de se trabalhar em um ambiente limpo e saudável, fortalecendo a conscientização dos colaboradores para essa necessidade, de modo que todos possam desempenhar suas funções, satisfeitos com seu local de trabalho, seguros e à vontade. Assim eles desenvolverão o hábito de manter o ambiente sempre limpo e agradável, retirando as sobras de materiais e acondicionando-as em local apropriado. É o que vai determinar uma sensível melhora no aproveitamento dos materiais, um melhor desempenho das máquinas e equipamentos e o conseqüente aumento da produtividade. Além de passar para os clientes uma imagem de limpeza e segurança no ambiente de trabalho e de excelência na qualidade dos produtos da empresa.
4. Senso de saúde e higiene (seiketsu): É o senso que prioriza a manutenção da higiene pessoal e a saúde de cada colaborador, seu relacionamento com a família, sua qualidade de vida, seu estado psicológico e emocional, e até mesmo sua religiosidade. Além de contemplar outros aspectos, como a segurança no ambiente de trabalho, o relaxamento, o nível de estresse, o grau de motivação, enfim, tudo o que pode interferir com a eficiência dos colaboradores no desempenho de suas funções.
5. Senso de autodisciplina (shitsuke): É o senso que tem como mote uma assídua obediência aos sensos anteriores, em busca de uma constante melhoria nos processos, de maior eficiência na educação e aprendizado dos talentos, da menor necessidade de controles, principalmente aqueles voltados a fiscalizar comportamentos de terceiros, bem como da conscientização permanente do grupo sobre a importância da ferramenta 5S. Para o bem estar de todos e o próprio futuro da organização.
Categorias:
Recursos Humanos, 5S, Ambiente de Trabalho, Qualidade Total, QTM, Redução de Custo, SEITON, Controle de Produção, Shitsuke, Seiketsu, Ferramenta da Qualidade, Otimização de Recursos, Recursos Materiais, Recursos Tecnonógicos, Seiro, Seiso, Arranjo Físico,
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Quinta, 31 de Maio de 2007
Introdução
Planejar sempre foi uma necessidade do homem. Desde tempos imemoriais o ser humano procura precaver-se das surpresas desagradáveis tomando medidas preventivas contra toda sorte de danos que possam prejudicar o resultado de seu intento. O homem pré-histórico era nômade e deslocava-se sempre que os recursos (caça e frutos) se esgotavam na região onde vivia. Depois, ele domesticou animais entrando na era pastoril, porém continuou nômade porque necessitava de pastagens para seus rebanhos e ainda hoje, temos tribos no norte da África e estepes asiáticas que mantém esta tradição.
Na era agrícola o homem deixou de ser errante e fixou-se, começou a plantar, sendo a cultura de alimentos a primeira atividade planejada do ser humano. Então, o agricultor precisou estocar sementes, respeitar a data de plantio, preparar do solo, prover a irrigação, colher e armazenar.
A agricultura foi a primeira atividade produtiva do homem onde ele, pelo seqüenciamento racional de atividades, obteve resultados almejados.
Conceito
"Planejar é elaborar um roteiro de ações para se atingir um determinado fim". (Aurélio),
"Planejar é a determinação de um conjunto de procedimentos, de ações (por uma empresa, um órgão do governo etc.), visando à realização de determinado projeto; planificação". (Houaiss)
"O planejamento é uma atribuição pela qual o homem, agindo em conjunto e através da manipulação e do controle consciente do meio ambiente, procura atingir certos fins já anteriormente por ele mesmo especificados". (FRIEDMAN, 1960)
Quando o planejamento consiste em medidas de resultados a longo prazo visando implementar estratégias e almejando a vantagem competitiva das organizações e aumentando seu poderio em relação à concorrência, denomina-se o Planejamento Estratégico.
Se constituído de ações que impetrem medidas que redundam em retornos de médio prazo objetivando melhorias no produto ou serviço através de adoção de novas metodologias e tecnologias restritos a um departamento ou mais, denomina-se Planejamento Tático.
Medidas imediatistas (curto prazo) visando correções de desvios ou o acompanhamento de processos restritas à setores ou seções, denomina-se Planejamento Operacional.
O Planejamento viabiliza a visão antecipada das ações desencadeadas ao longo de um processo, utilizando-se de todos os meios disponíveis para se atingir os fins que se pretende:
. Prevenir surpresas, obstáculos ... previsibilidade
. Antecipar-se aos problemas ... pró-atividade
. Noção das demandas ... eficiência
. Fazer o que é certo ... eficácia
. Fazer o que tem que ser feito ... efetividade.
No planejamento, deve-se ter em conta a:
. Viabilidade Econômica: diz respeito aos custos e receitas envolvidos no projeto, às condições de financiamento, à capacidade de pagamento, etc.
. Viabilidade Técnica: o planejamento deve ser compatível com a disponibilidade de matéria-prima, equipamentos, know-how e de pessoal especializado etc.
. Viabilidade Política e Institucional: considerar a situação legal, a aceitabilidade do plano pelos responsáveis por sua execução e pelos que serão atingidos pelo processo.
"O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes". PETER DRUCKER
A necessidade de planejar
Toda atividade humana realizada sem qualquer tipo de preparo é uma atividade aleatória que conduz em geral, o indivíduo e as organizações a destinos inesperados, decepcionantes e via de regra a situações piores que aquelas anteriormente existentes.
Inúmeros são os prejuízos resultantes da falta de planejamento:
. aumento dos custos (prejuízos)
. aumentos do prazo de conclusão (atrasos)
. descumprimento do contrato (multas)
. perda de credibilidade (imagem)
. e por fim . . . perda do cliente !!!
O planejamento surge da necessidade de gerenciarmos um projeto ou processo e seu produto é um plano onde relacionamos:
. escopo: objetivos a serem alcançados, abrangência;
. ordenação: seqüenciamento e precedência de execução das atividades,
. visão: fatores críticos de sucesso - condições essências,
. previsibilidade: riscos e incertezas no desenvolvimento,
. variabilidade: prazos e folgas de cada atividade,
. quantificação: recursos necessários e disponíveis,
. aquisições: obtenção de bens e serviços externos,
. qualidade: garantia no atendimento das necessidades,
. programação: datas de início, término e datas-limite de cada atividade,
. atribuições: responsáveis pela condução e execução,
. integração: comunicação aos envolvidos.
Controle
"Monitoração, fiscalização ou exame minucioso, que obedece à determinadas expectativas, normas, convenções, etc". (Houaiss)
Conjunto de etapas de:
. acompanhamento: medição, coleta e registro de informações resultantes da execução de uma tarefa,
. avaliação dos dados coletados (desvios, erros, perdas...),
. análise e divulgação das informações resultantes da avaliação (feedback).
O controle previne que os erros se propaguem pelas várias etapas e se corrijam falhas do planejamento a tempo de se recuperar prazos para atingir os objetivos inicialmente definidos, devendo ser:
. contínuo: ocorrer ao longo de todo o processo,
. interativo: concomitante com as ações planejadas (tempo real)
. iterativo: ser repetitivo,
. permanente: não deve ser interrompido,
. eficaz: apontar que o andamento das ações está em concordância com o planejado (ou corrigir os problemas).
A detecção dos problemas (falhas / atrasos) é facilitada pela adoção de indicadores de desempenho e / ou resultados que provêem referenciais de acompanhamento e aferição das ações, nas perspectivas:
. temporais (prazos)
. dimensionais (qualidade)
. ambientais (riscos)
. quantitativas (produtividade, capacidade...)
Conclusões:
O planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer. . .
O controle investiga e avalia os resultados das ações procurando corrigir as falhas em tempo hábil e registrando as lições aprendidas.
Não adianta planejar o que não vai ser controlado nem controlar o que não sabemos como vai acontecer.
O planejamento não é uma iniciativa onde pretende-se acertar tudo e sempre mas sim, minimizar decepções e prejuízos visando maior eficiência e eficácia nos projetos e processos.
Wagner Herrera é consultor com formação em Ciência da Computação e Engenharia de Produção pela Universidade Mackenzie e graduando em Administração Estratégica (lato sensu) na Faculdade Camões (CEDAEM) - Curitiba - PR; e cursos na área de Planejamento Organizacional. - wagherrera@yahoo.com.br
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Administrador
Quinta, 31 de Maio de 2007
O 5 S é uma ferramenta administrativa que auxilia na implantação da qualidade, organização e otimização nas empresas.
Criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial com o objetivo de auxiliar na reestruturação do País, que necessitava reorganizar suas industrias, melhorando a produção por causa da alta competitividade do pós-guerra.
O programa 5 S visa conscientizar a todos da importância da qualidade no ambiente de trabalho. É a implantação de uma nova cultura que necessita contar com o comprometimento das equipes de trabalho para gerar os resultados esperados, ambientes limpos, organizados, asseio e bem estar que proporcionam condições para uma maior produtividade.
O Programa baseia -se em 5 conceitos:
1.º S - Seiri - Senso De Utilização E Descarte
Conceito: "Separar O Útil Do Inútil, Eliminando O Desnecessário".
2.º S - Seiton - Senso De Arrumação E Ordenação
Conceito: "Identificar E Arrumar Tudo, Para Que Qualquer Pessoa Possa Localizar Facilmente".
3.º S - Seiso - Senso De Limpeza
Conceito: "Manter Um Ambiente Sempre Limpo, Eliminando As Causas Da Sujeira E Aprendendo A Não Sujar".
4.º S - Seiketsu - Senso De Saúde E Higiene
Conceito: "Manter Um Ambiente De Trabalho Sempre Favorável A Saúde E Higiene".
5.º S - Shitsuke - Senso De Autodisciplina
Conceito: "Fazer Dessas Atitudes, Ou Seja, Da Metodologia, Um Hábito, Transformando Os 5s's Num Modo De Vida".
Cada uma das etapas acima se complementam. Vamos analisar cada conceito e verificar sua importância e valor no dia a dia das empresas:
1º Seiri - Senso De Utilização E Descarte
" O primeiro passo para se colocar ordem na casa é separar o útil do inútil. O que realmente é utilizado nas tarefas diárias e aquilo que raramente ou nunca usamos.
Essa arrumação começa a dar sentido a filosofia de uma nova cultura. O que não é necessário pode e deve ser descartado, transferido para outro departamento, doado, ou simplesmente jogado fora.
Ao iniciar este trabalho as pessoas verão que a maioria dos objetos ou papeis guardados realmente são sem importância.
Que estavam simplesmente tumultuando o local de trabalho ou ocupando espaço que servem para organizar objetos utilizados constantemente.
2º Seiton - Senso De Arrumação E Ordenação
Após organizar e separar o útil do inútil chegou a hora de arrumar e ordenar todo o material.
Nesta etapa é importante classificar todos os objetos conforme sua necessidade de uso, aqueles usados constantemente devem ficar sempre mais acessíveis do que os objetos usados raramente.
É muito bom que os objetos sejam identificados, rotulados para que qualquer pessoa que necessite possa encontrar com facilidade e rapidez.
Esta etapa auxilia a administração do estoque, pois os materiais são identificados com facilidade e se torna mais prático saber quando está acabando determinado item. E evita também a compra em duplicidade.
3º Seiso - Senso De Limpeza
Nada mais propicio para a realização de um trabalho do que a limpeza. Um ambiente limpo pode até ser simples, mas proporciona conforto as pessoas que ali trabalham.
Esta etapa consiste na conscientização dos funcionários que primeiro não sujem e segundo se sujar limpem.
Se cada um contribuir com a limpeza do local de trabalho muitos desperdícios de tempo e dinheiro serão evitados.
Implante esta cultura nas suas equipes: "Usou, limpe e guarde".
4.º Seiketsu - Senso De Saúde E Higiene
É o senso de asseio. Cada pessoa tem que cuidar da sua aparência e higiene pessoal, justamente porque são a imagem da empresa.
É importante eliminar hábitos de comer no local de trabalho ou fumar. Coisas deste tipo incomodam tanto o cliente interno quanto o externo.
Ninguém precisa usar roupas de grife, mas necessita ter cuidado com suas vestimentas. Procurando sempre ter cuidado co m o básico.
Ambiente limpo e asseio próprio.
5.º Shitsuke - Senso De Autodisciplina
Esta ultima fase é a fase da aceitação e comprometimento das equipes de trabalho. Apesar de ser um programa implantado para beneficio conjunto, tanto a empresa e os funcionários terão melhorias, redução de tempo na execução das tarefas, rapidez, facilidade e maior organização, ainda existe algumas resistências.
Estamos falando de mudanças e onde que uma implantação de uma nova cultura não gerará certas insatisfações?
Alguns podem até serem mais complicados, mas a partir do momento onde a maioria do grupo se comprometer e os resultados começarem a aparecer a resistência diminui.
Ao implantar o programa faça uma reunião com todos do grupo, explane o programa e os benefícios.
Eleja alguns lideres para ajudar na avaliação dos resultados e verificação da implantação dos 5 S.
Faça um rodízio de lideres, isto ajuda a criar um elo maior com a implantação do programa. Motiva o grupo a participar e agir conforme cada etapa.
Faça reuniões periódicas apresentando os resultados, parabenize os mais atuantes e comprometidos.
Lembre-se que o programa tem como pontos principais eliminar o desperdiço, o custo extra, o cansaço em excesso, os problemas de saúde e a falta de produtividade.
É uma das etapas do sistema da Qualidade que serão complementadas com outros aspectos como a excelência no atendimento, a qualidade dos serviço e produtos, a imagem e reputação da empresa no mercado, e a eficiência e eficácia na realização das tarefas.
Márcia Nana - site: www.ideiaconsultoria.blogspot.com - e-mail: mnanas2003@yahoo.com.br
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Administrador
Quarta, 30 de Maio de 2007
"O homem é o único animal que administra, como conseqüência é o único que desenvolveu uma aptidão natural para complicar as coisas". Max Gehringer
A administração é a ordenação do caos que se instala quando um grupo de pessoas coopera no afã de conciliar metas estabelecidas por terceiros com seus objetivos, interesses, desejos e ambições pessoais.
Enquanto ciência, a administração estuda as necessidades sócio-técnicas da organização, seu conjunto de diretrizes, cultura, processos, recursos e capital, possibilitando a realização de seu negócio de forma estruturada, integrada e consolidada.
Na concepção sistêmica, a administração é entendida como um mecanismo estruturador e articulador de processos e recursos empresariais para a consecução dos resultados almejados: geração de bens, lucro e promoção do bem-estar social.
Cronologia da evolução das teorias administrativas:
Embora a industrialização tenha iniciado na década de 80 (séc. XIX) com os adventos das invenções mecânicas, hidráulicas e elétricas (Revolução Industrial) o estudo sistemático só ocorreu no início do séc. XX:
1911 - Princípios da Administração Científica com os estudos de Frederick W. Taylor nos EEUU sobre o sistema técnico com ênfase na especialização da tarefa e controle da produção.
1916 - Gerência Administrativa do livro - Administração Industrial e Geral de Henry Fayol na França, com abordagem na departamentalização, competências administrativas e desempenho organizacional, sendo considerado o Pai da Administração Clássica que defendia que a administração deveria ser uma disciplina a ser estudada fora das escolas de engenharia.
1927 - Relações Humanas a partir dos trabalhos de R.F.Hoxié (USA, 1916), Robert Owen (Escócia, 1825) e Elton de Mayo (USA, 1924 - experiência de Hawthorne - WE Co.) onde o funcionário passa a ser visto como recurso humano e não como uma peça do sistema técnico.
1940 - Escola burocrática de Max Weber com ênfase na organização formal e burocracia racional.
1943 - Teoria da motivação e escalas de necessidades de Abrham Meslow É considerado o pai da Psicologia Transpessoal.
1945 - Behavorismo (comportamento) de Herbert Simon, Teoria da decisão que concebe a organização como um sistema de decisões.
1954 - Teoria Geral de Sistemas de Ludwig Von Bertalanfy na Áustria, abordagem sistêmica - organização como sistema aberto, visão holística.
Peter Drucker com sua obra "The Pratice of Manegement" inicia uma nova era no pensamento administrativo e gerencial que considera a administração como disciplina dada sua importância no estudo da organização. Foi considerado o Pai da administração moderna.
1960 - Teorias X e Y de Douglas McGregor, "The Human Side of Enterprise", USA
1981 - Teoria Z de William Ouchi, USA, estabelece o conceito de administração participativa.
Muitas são as abordagens na evolução do pensamento dos estudiosos da administração: a Clássica, a Burocrática, a Humanística, a Comportamental, a Sistêmica, a Organizacional, a Contingencial até se chegar na abordagem Estratégica; abordagens que podemos classificar em duas fases: 1. pensamento mecanicista e reducionista (primeira metade do séc XX), 2. pensamento sistêmico, orgânico e holístico.
A partir dos anos 80 as Escolas do Pensamento Estratégico, já com vinte anos de existência, sugeriram a criação da disciplina de Administração Estratégica nas grandes universidades americanas, resultado das demandas do aumento de competitividade por um novo foco na gestão.
A gestão é a aplicação da teoria administrativa por suas várias metodologias, a saber: gestão por funcionalidades, por objetivos, por resultados, por qualidade total, por processos, por competências, orientada à clientes, estratégica ...
A estratégia corporativa apresentou grande desenvolvimento, principalmente a partir da década de 1980 quando o fenômeno da reestruturação empresarial - "conjunto amplo de decisões e de ações, com dimensão organizacional, financeira e de portfólio" (WRIGHT, KROLL e PARNELL,2000) tornou-se imperativo.
A administração estratégica é a disciplina que estrutura, integra e consolida o conjunto de premissas, ativos tangíveis e intangíveis, mercados e ambiente, possibilitando à organização obter vantagem competitiva na realização de seu negócio.
Face a à implementação da tecnologia no contexto organizacional, a administração ganha novas perspectivas:
. Grande encadeamento: robotização, produção seriada, ganho em escala..., com função "otimizadora".
. Mediadora: oferta de produtos e serviços na rede de relacionamentos (bancos, serviços públicos, comércio eletrônico...), exercendo função indutora.
. Intensiva: exerce função capacitora (hospitais, empresas de projetos, ensino à distância...).
Contexto da Administração Tradicional X Administração Estratégica
Tradicional - orientada à resultados Estratégica - orientada à metas
Tradicional - foco no presente e no passado Estratégica - foco no futuro
Tradicional - segue o orçamento Estratégica - segue o planejamento estratégico
Tradicional - gestão de recursos e processos Estratégica - gestão de oportunidades e competências
Tradicional - postura de sobrevivência ou manutenção Estratégica - postura de crescimento ou diversificação
Tradicional - filosofia da satisfação Estratégica - filosofia de adaptação ou otimização
Tradicional - atitude conservadora ou reativa Estratégica - atitude pró-ativa
Tradicional - objetiva cumprir o orçamento Estratégica - objetiva melhor posicionamento e/ou crescimento sustentado
Tradicional - atua na dimensão funcional (MKT, vendas, produção, RH, finanças, controladoria, P&D...) Estratégica - atua na dimensão conjuntural (governanças, clientelas, parceiros, concorrência, ambiente...)
Wagner Herrera é consultor com formação em Ciência da Computação e Engenharia de Produção pela Universidade Mackenzie e graduando em Administração Estratégica (lato sensu) na Faculdade Camões (CEDAEM) - Curitiba - PR; e cursos na área de Planejamento Organizacional. - wagherrera@yahoo.com.br
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Administrador
Quarta, 9 de Maio de 2007
Uma febre chamada SISTEMAS INTEGRADOS de GESTÃO (ERPs), cuja definição: Enterprise Resouces Planning (Planejamento de recursos de um Empreendimento), é uma evolução natural dos sistemas integrados. Também chamado de " Pacotes integrados de Gestão Empresarial". O ERP é um software que abrange toda a cadeia de suprimentos ou suplly chain. Resumindo, são sistemas que controlam uma empresa de ponta a ponta, da produção às finanças.
Estes surgiram no final do século XX e sacudiram as grandes empresas, prometendo otimizar ainda mais os seus processos de forma integrada, ou seja, desde o pedido do cliente, passando por todo o processo de produção, administrativo, financeiro e outros, até chegar no produto final, ou seja, o produto acabado devidamente entregue ao cliente. Com eles as empresas vislumbraram principalmente agilidade e precisão no processamento de toda sua cadeia e conseqüentes economias, gerando mais recursos (dinheiro) para ampliação e reinvestimento nos negócios, gerando um retorno de médio e longo prazo (há quem diga de curto prazo).
Realmente as empresas conseguiram melhorar seus processos mas faltava algo que auxiliasse na análise da INFORMAÇÃO. Informações tão importantes mas que acaba caindo no esquecimento, armazenadas nos grandes bancos de dados destes sistemas.
Eis então que surge o BI como solução para ordenação e aproveitamento de toda informação gerada na empresa, se tornando ferramenta indispensável para uma gestão empresarial sólida e próspera, aliada, é claro, as competências de cada segmento.
Categorias:
ERP, BI, Informação, Estratégia, Planejamento Estratégico, Business Inteligence, Enterprise Resources Planning, Cadeia de Suprimentos, Gestão Empresarial, Sistemas Integrados de Gestão,
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